?OfficeTalk - Workflow für Mensch und Maschine?

OfficeTalk ist eine BPM-Suite und gehört zur der Kategorie Business Process Management-Software. Es kann in Unternehmen von 10 bis 1000 Mitarbeitern eingesetzt werden.

Business process management (BPM) is a management approach focused on aligning all aspects of an organization with the wants and needs of clients. It is a holistic management approach^[1] that promotes business effectiveness and efficiency while striving for innovation, flexibility, and integration with technology. Business process management attempts to improve processes continuously. It could therefore be described as a "process optimization process." It is argued that BPM enables organizations to be more efficient, more effective and more capable of change than a functionally focused, traditional hierarchical management approach. (Quelle Wikipedia)

Mit OfficeTalk können Sie Geschäftsprozesse mit Hilfe von BPM im Unternehmen dokumentieren, automatisieren und steuern. Das Ziel von OfficeTalk ist die Prozessabläufe zu beschleunigen, zu vereinfachen und nachvollziehbar zu machen und somit dem Unternehmen einen Mehrwert zu bieten.

Eine der wichtigsten Eigenschaften von OfficeTalk ist die Möglichkeit, externe Systeme und Applikationen in den Workflow, das ist der Ablauf eines Geschäftsprozesses, einzubinden. Die Einbindung kann bis zur automatischen Steuerung externer Systeme und Applikationen durch OfficeTalk gehen. Dadurch werden mehrere Systeme in einen gemeinsamen Ablauf zusammengeführt.

OfficeTalk kann vom Anwender vor Ort selbst an geänderte Unternehmensbedingungen angepasst werden.

Das Anwendungsspektrum des BPM- und Workflow-Tools OfficeTalk ist sehr breit gestreut. Einige mögliche Anwendungsbeispiele sind:

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Mit OfficeTalk können Sie Geschäftsprozesse dokumentieren. Die Dokumentation wird im fachlichen Kontext erstellt und kann unter anderem auch für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter verwendet werden. Denn wie das Sprichwort "Ein Bild sagt mehr als 1000 Worte" schon sagt, ist die Vermittlung eines Workflows mit visuellen Mitteln wesentlich effizienter, als nur mit Texten. Außerdem kann damit der Ablauf des Geschäftsprozesses nach den Geschäftsregeln simuliert und geprüft werden. Zudem kann der Geschäftsprozess in OfficeTalk stetig an die sich ändernden Bedingungen im geschäftlichen Umfeld angepasst werden.

OfficeTalk steuert Geschäftsprozesse. Das wird gemeinhin auch Vorgangssteuerung, Vorgangsbearbeitung, Ablaufsteuerung oder Workflow genannt. Dabei kümmert sich OfficeTalk um die zentrale Fragestellung: "Wer (welche Person) muss Wann (Zeitbedingungen) Was (Aktivitäten) und Wie (Regeln, Hilfsmittel) erledigen". Diese 4 W's beschreiben die Essenz eines Geschäftsprozesses. Dabei kann das Wie auch bedeuten, dass externe Systeme und Applikationen verwendet und durch OfficeTalk mit Hilfe der eingebauten Interoperabilität gesteuert werden. Einige Workflow-Beispiel mit OfficeTalk sehen Sie in Szenarien

Einen Geschäftsprozess automatisieren bedeutet, möglichst viele Teilaufgaben des Geschäftsprozessablaufes, auch Workflow genannt, durch die BPM-Suite OfficeTalk ausführen zu lassen. Dadurch wird der Mensch entlastet und mögliche Fehlerquellen werden ausgeschlossen. Zeitlichen Rahmenbedingunen, sowie Bearbeitungsreihenfolgen und Vertretungsregeln werden dabei von OfficeTalk berücksichtigt. Zudem werden dadurch Abläufe vorhersehbar und planbarer. Automatisieren beinhaltet zudem auch die Automatisierung der im Ablauf eingebundenen externen Systeme und Applikationen (siehe auch Interoperabilität).

Interoperabilität

Mit Interoperabilität wird das Zusammenspiel verschiedener Systeme und Applikationen bezeichnet. OfficeTalk verfügt bereits im Standard über umfangreiche Möglichkeiten, mit anderen Systemen und Applikationen Daten auszutauschen oder Aufgaben an andere Systeme und Applikationen zu delegieren. OfficeTalk verwendet dazu je nach System/Applikation die Schnittstellen COM oder .NET (auf Windows-Plattformen) und HTTP-Request oder Webservice (SOAP). Damit können Teilaufgaben für den Arbeitsablauf (Workflow) des Geschäftsprozesses auf verschiedene Systeme und Applikationen verteilt werden und OfficeTalk behält dabei immer die Übersicht ! Zusätzlich zu diesen Möglichkeiten der Interoperabilität kann OfficeTalk die Datenbank jedes Systems und jeder Applikationen in den Arbeitsablauf (Workflow) des Geschäftsprozesses mit einbeziehen.

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