- Eingegangene Rechnungen prüfen-

Ein eigentlich triviales Thema, aber ein überaus wichtiger Vorgang der in größeren Firmen vielmals am Tag abläuft. Der fachliche Ablauf ist:

  1. In der Rechnungsstelle geht vom Lieferanten eine Rechnung ein.
  2. Die Rechnung wird geprüft. Dazu wird sie dem verantwortlichen Fachabteilungsleiter vorgelegt.
  3. Dieser prüft, ob die vereinbarten Preise verwendet wurden, und ob die Rechnungspositionen mit der Lieferung übereinstimmen.
  4. Die Rechnung geht mitsamt des Prüfprotokolls zurück an die Rechnungsstelle, falls die Rechnung in Ordnung ist, oder an die Reklamationsstelle, wenn Unstimmigkeiten festgestellt wurden.
  5. Bei Unstimmigkeiten wird der Lieferant vorab per eMail informiert.
  6. Die Prüfung wird für spätere statistische Auswertungen protokolliert

Klenze und Sohn AG hat mit OfficeTalk den Ablauf der Rechnungsprüfung beschrieben. Nach den dort vorgegebenen Regeln werden eingehende Lieferantenrechungen in Zukunft auf Korrektheit geprüft.

Diese durch OfficeTalk gesteuerte Rechnungsprüfung bringt zwei große Vorteile:

  1. Der Prüfungsdurchlauf wird beschleunigt
  2. Skontofristen werden dadurch nicht mehr versäumt

Das Beispiel zeigt Ihnen ein von vielen Möglichkeiten, wie ein Rechnungseingang geprüft werden könnte. Es soll Ihnen hauptsächlich zeigen, dass

In dem Ablauf wird das DMS-System DocuWare zur elektronischen Archivierung der Rechnung verwendet. Damit muss die Rechnung nicht mehr in Papierform durch die Firma wandern, sondern kann in digitaler Form weitergereicht werden.
Zusätzlich wird Microsoft-Access zur zusätzlichen Speicherung des Prüfprotokolls verwendet.

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Eine Lieferantenrechnung ist eingegangen. Frau Fuselbart im Rechnungseingang meldet sich bei OfficeTalk an.

Frau Fuselbart erhält ihre, noch leere Aufgabenliste

Frau Fuselbart startet einen neuen Vorgang für die Lieferantenrechnung durch Doppelklick auf Rechnung-Eingangsprüfung.

In ersten Dialog kann Frau Fuselbart dem neu gestarteten Vorgang einen zusätzlichen Namen hier Mauer GmbH, geben. Damit kann sie bei vielen Vorgängen diesen besser identifizieren.

Der Vorgang wird sofort gestartet und Frau Fuselbart wird aufgefordert, die Rechnung in DocuWare zu scannen, damit sie anschließend archiviert werden kann.

Dadurch wird die Rechnung in DocuWare archiviert und durch OfficeTalk automatisch verschlagwortet, damit sie später auch wieder auffindbar ist.

Anschließend muss Frau Fuselbart noch bestimmen, wer die Rechnung prüfen soll. Das ist der Abteilungsleiter, in der die Rechnungspositionen bestellt wurden. Dazu erhält sie von OfficeTalk den Delegationsdialog. Die Firma hat sich dafür in OfficeTalk mit der Workbench einen Dialog erstellt, in dem die erforderlichen Informationen eingegeben werden können.

Nach Wahl der Abteilung Produktion und der OK-Schaltfläche wird Frau Fuselbart informiert, das die Rechnungsprüfung an den Abteilungsleiter der Produktion, Herrn Klinger, weitergeleitet wurde.

Herr Klinger erhält nach der Anmeldung bei OfficeTalk seine Aufgabenliste mit dem zu prüfenden Rechnungseingang.

Er klickt den Vorgang doppelt. Dadurch wird die Rechnungsprüfung fortgesetzt. Er erhält zum einen die Rechnung in DocuWare angezeigt, und zum Anderen den Prüfdialog aus OfficeTalk. Darin gibt er an, ob Rechnung und Menge richtig oder falsch ausgestellt sind. Die Rechnung des Lieferanten ist richtig, deshalb wählt er für beide Prüfungen ebenfalls richtig.

Er schließt den Prüfdialog ab and erhält als Quittierung, das der Vorgang zur Frau Fuselbart weitergeleitet wurde.

Frau Fuselbart findet jetzt in ihrer Aufgabenliste die geprüfte Rechnung.

Sie klickt den Vorgang doppelt, damit die Rechnungsprüfung fortgesetzt wird. Dabei erhält Sie die Rechnung von DocuWare und das Prüfprotokoll von OfficeTalk angezeigt.

Wenn Sie das Prüfprotokoll schließt, wird in der Access-Datenbank Rechnungseingang.mdb die Rechnungsprüfung für spätere statistische Auswertungen protokolliert.

Abschließend wird die Rechnung an Herrn Kalinke zur Verbuchung übergeben. Die Prüfung der Rechnung ist damit abgeschlossen, und die Aufgabe aus der Aufgabenliste von Frau Fuselbart entfernt.

Wenn Herr Kalinke den Vorgang in seiner Aufgabenliste durch Doppelklick weiterstartet, erhält er die Quittierung, das die Rechnung jetzt an das externe Buchhaltungssystem übergeben wird. Abhängig von der Integrationsart des Buchhaltungssystems erfolgt die Verbuchung vollautomatisch, halbautomatisch oder manuell

Resümee

Das war das Beispiel einer Rechnungseingangsprüfung. Das ist nur eine Möglichkeit, wie eingegangene Rechnungen geprüft werden können. Im wesentlichen hängt das ja von den fachlichen Anforderungen des Unternehmens ab. Entscheiden ist jedoch, dass Sie den Ablauf der Prüfung entsprechend ihrer Anforderungen in OfficeTalk konfigurieren können ! Das Beispiel zeigt auch die Zusammenarbeit von OfficeTalk mit den beiden Systemen DocuWare (dem DMS-System) und Microsoft-Access (die Datenbank zur Protokollierung).

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