Rechnung - Eingangsprüfung

Der Vorgang zeigt den Ablauf der Eingangsprüfung einer Lieferantenrechnung im Zusammenspiel mit dem DMS-System DocuWare der gleichnamigen Firma DocuWare AG. Grundsätzlich ist Docuware für den Gerschäftsprozess keine Voraussetzung. Es kann jedes DMS-System, das einige rudimentäre Eiogenschaften hat, verwendet werden. Durch die aktive Steuerungsmöglichkeit wird Docuware in diesem Geschäftsprozess von OfficeTalk gesteuert. Zusätzlich wird die Prüfung jeder Rechnung in der Access-Datenbank Rechnungseingang.mdb protokolliert. Dadurch können Sie jederzeit eine Statistik über den Rechnungseingang erstellen. Die Access-Datenbank finden Sie im Verzeichnis 'Vorlagen'

Beschreibung der Arbeitsschritte

Eingang - Rechnung

Eine Lieferantenrechnung ist eingegangen. Die Rechnung wird gescannt und im Archiv hinterlegt. Anschliessend wird sie an den Verursacher zur Inhaltsprüfung weitergegeben. Dazu wird Docuware aktiv gesteuert.

Ausführung ist: vorgeschrieben
Ausführungszeit: min. 15 Min. / max. 15 Min.
Bearbeitet durch: Fuselbart Hermine

Benutzeraktionen

Rechnung - Eingang
Ausführung ist: vorgeschrieben
Ausführungszeit: 15 Min.

Ressourcen
Scannen+Ablegen: Kosten: 60,00 € pro: 1,00 Stunden

Skript: Eingang - Rechnung

Rechnung - Produktion

Die Rechnung wurde vom Kundendienst verursacht und wird nach Inhalt (Menge und Betrag) geprüft. Der Bearbeiter erhält mit Docuware die Rechnung parallel angezeigt.

Ausführung ist: vorgeschrieben
Ausführungszeit: min. 2 Std. / max. 2 Std.
Bearbeitet durch: Klinger Klaus

Benutzeraktionen

Rechnung - Prüfen
Ausführung ist: vorgeschrieben
Ausführungszeit: 2 Std.

Ressourcen
Prüfen: Kosten: 80,00 € pro: 1,00 Stunden

Skript: Prüfung - Prüfung

Rechnung - Geprüft

Die Rechnung wurde vom Verursacher geprüft. Wenn Sie in Ordnung ist, wird sie an die Buchhaltung weitergegeben. Ansonsten wird sie automatisch an den zuständigen Sachbearbeiter weitergeleitet, der den Lieferanten benachrichtigt.

Ausführung ist: vorgeschrieben
Ausführungszeit: min. 3 Min. / max. 3 Min.
Bearbeitet durch: Fuselbart Hermine

Benutzeraktionen

Rechnung - Geprüft
Ausführung ist: vorgeschrieben
Ausführungszeit: 1 Min.
Skript: Abschluß - Geprüft

Rechnung - Protokollieren
Ausführung ist: vorgeschrieben
Ausführungszeit: 2 Min.
Skript: Protokollieren - ProtokollierenInDatenbank

Rechnung - Fehlerhaft

Die Rechnung wurde vom Lieferanten falsch ausgestellt. Hier sehen Sie die Integration des vorhandene eMail-Systems in OfficeTalk. Sehen Sie dazu das Skript 'Widerspruch' in der Aktion.

Ausführung ist: vorgeschrieben
Ausführungszeit: min. 1 Std. / max. 1 Std.
Bearbeitet durch: Schuster Herbert

Benutzeraktionen

Rechnung - Widersprechen
Ausführung ist: vorgeschrieben
Ausführungszeit: 1 Std.
Skript: Widerspruch - AnLieferantenRetournieren

Rechnung - Buchen

Die Rechnung ist geprüft und in Ordnung. Jetzt wird sie im externen Buchhaltungssystem gebucht.

Ausführung ist: vorgeschrieben
Ausführungszeit: min. 5 Min. / max. 5 Min.
Bearbeitet durch: Kalinke Herbert

Benutzeraktionen

Rechnung - Buchen
Ausführung ist: vorgeschrieben
Ausführungszeit: 5 Min.
Skript: Buchen - Buchen

Rechnung - Kundendienst

Die Rechnung wurde vom Kundendienst verursacht und wird nach Inhalt (Menge und Betrag) geprüft. Der Bearbeiter erhält mit Docuware die Rechnung parallel angezeigt.

Ausführung ist: vorgeschrieben
Ausführungszeit: min. 1 Std. / max. 1 Std.
Bearbeitet durch: Manfred Heidenreich

Benutzeraktionen

Rechnung - Prüfen
Ausführung ist: vorgeschrieben
Ausführungszeit: 1 Std.

Ressourcen
Prüfen: Kosten: 80,00 € pro: 1,00 Stunden

Skript: Prüfung - Prüfung

Rechnung - Vertrieb

Der Arbeitsschritt hat keine Beschreibung

Ausführung ist: vorgeschrieben
Ausführungszeit: min. 1 Std. / max. 1 Std.
Bearbeitet durch: aktueller Bearbeiter

Benutzeraktionen

Rechnung - Prüfen
Ausführung ist: vorgeschrieben
Ausführungszeit: 1 Std.

Ressourcen
Prüfen: Kosten: 80,00 € pro: 1,00 Stunden

Skript: Prüfung - Prüfung

DocuWare - Fehlt

Der Vorgang mündet in diesen Arbeitsschritt, wenn DocuWare nicht installiert ist. Hier ist der Vorgang beendet.

Ausführung ist: vorgeschrieben
Ausführungszeit: min. 1 Sek. / max. 1 Sek.
Bearbeitet durch: aktueller Bearbeiter

Rechnung - Service

Der Arbeitsschritt hat keine Beschreibung

Ausführung ist: vorgeschrieben
Ausführungszeit: min. 5 Std. / max. 5 Std.
Bearbeitet durch: Manfred Heidenreich