- Die Makleragentur MWD will einen neuen Kunden akquirieren -
Die Firma MWD hat aus ihrem Beraternetzwerk die Adresse eines möglichen neuen Kunden erhalten. Herr Schmack erhält die Aufgabe, diesem Interessenten eine Lebensversicherungspolice zu verkaufen. Mit OfficeTalk wurde von MWD für diesen Arbeitsablauf eine Vorgangsvorlage erstellt. Diese beschreibt die einzelnen Arbeitsschritte, die für die Akquisition einer Lebensversicherungspolice auszuführen sind. Zu der Szenenliste
Herr Schmack meldet sich bei OfficeTalk an.
Die Aufgabenliste von Herrn Schmack wird geöffnet. Darin sind alle Aufgaben (Vörgänge) zu sehen, die Herr Schmack derzeit zu erledigen hat. Momentan ist Herr Schmack arbeitslos. Das wird sich aber in Kürze ändern !
Er startet die Akquisition der Versicherung mit einem Doppelklick auf "Akquisition -Versicherung" im Listfeld rechts oben. Aufgrund der Konfiguration der Vorgangsvorlage Akquisition -Versicherung erhält Herr Schmack beim Starten den neuen Vorgangs einige Fragen.
In ersten Dialog kann Herr Schmack dem neu gestarteten Vorgang einen zusätzlichen Namen hier "Lebensversicherung Huber", geben. Damit kann er bei vielen Vorgängen diesen besser identifizieren.
Der Vorgang ist laut seiner Konfiguration in der Abteilung Vertrieb erstellt worden. Wenn Herr Schmack den Interessenten nicht bearbeiten will, kann er den Vorgang für einen anderen Mitarbeiter in der Abteilung belassen.
Herr Schmack will den Interessenten selbst besuchen, und hat die Frage mit "Ja" beantwortet. Er kann jetzt mit einer weiteren Frage entscheiden, ob er den Akquisitionsprozess sofort starten oder für später in seiner Aufgabenliste belassen will.
Er halt sich für sofort entschieden. Der erste Arbeitsschritt für den Vorgang Akquisition-Versicherung wird also gestartet. Die Firma MWD hat sich dafür in OfficeTalk mit der Workbench einen Dialog erstellt, in dem die erforderlichen Informationen eingegeben werden können.
Aufgrund der Konfiguration der Vorgangsvorlage wird sofort der zweite Arbeitsschritt gestartet. Darin muss Herr Schmack angeben, wann das Beratungsgespräch stattfinden soll, und wie lange es voraussichtlich dauern wird. Die Firma MWD hat sich auch dafür in OfficeTalk mit der Workbench einen Dialog erstellt, in dem die erforderlichen Informationen eingegeben werden können.
Der Vorgang wartet nun auf das Ende des Beratungsgespräches. Die Weiterbearbeitung ist auf das vorgesehene Ende des Berartungsgespräches gelegt. Auch dieses ist in der Vorgangsvorlage durch MWD konfiguriert worden.
Herr Schmack hat den Interessenten gut und zufriedenstellend beraten. Er kehrt in das Büro zurück und setzt den Vorgang in seiner Aufgabenliste durch Doppelklick darauf fort. Er erhält darauf hin den Auswahldialog des nächsten Arbeitsschrittes, weil in diesem Arbeitsschritt nicht alle Aktionen erforderlich sind. Mit der Aktion "Beratungs-Gespräch" kann das Beratungsgespräch optional qualifiziert werden. Die Aktion "Erfassen-Bedarf" muss auf jeden Fall ausgeführt werden. Darin wird der Bedarf des Interessenten festgehalten.
Er wählt also diese Aktion und dann die Schaltfläche "Ausführen". Dadurch erhält er den Dialog zum Erfassen des Bedarfs. Die Firma MWD hat sich auch dafür in OfficeTalk mit der Workbench einen Dialog erstellt, in dem die erforderlichen Informationen eingegeben werden können.
Laut Konfiguration der Vorgangsvorlage wird die Bearbeitung des Vorgangs von Frau Kleve fortgesetzt. Herr Schmack wird durch diese Meldung davon unterrichtet und seine Aufgabenliste ist jetzt wieder leer.
Frau Kleve meldet sich bei OfficeTalk an und findet in ihrer Aufgabenliste die Akquisition der Lebensversicherung für Herrn Huber vor. Sie muss die Abschlussarbeiten dafür ausführen.
Durch Doppelklick auf die Aufgabe erhält Frau Kleve, wie auch Herr Schmack schon, den Dialog zur Ausführen der Aktionen des nächsten Arbeitsschrittes, weil der Arbeitsschritt neben einer erforderlichen Aktion (Abschluss-Versicherung) auch optionale Aktionen enthält.
Damit die Versicherungsgesellschaft ein entsprechendes Antragsschreiben erhält, wählt sie als erstes die Aktion "Versenden-Begleitschreiben". Dadurch erstellt OfficeTalk mit Hilfe von Microsoft-Word und einer Textvorlage das entsprechende Schreiben für den Antrag von Herr Huber. Das ist ein Beispiel für die Integration anderer Systeme in den Geschäftsprozessablauf. Da OfficeTalk keine Textprogrammfunktionalitäten enthält, nutzt es Microsoft-Word aktiv dazu. Der Anwender kann fast jedes andere System ebenso für seine Zwecke in Geschäftsprozessabläufe integrieren. Das ist immer eine Frage der Konfiguration der Vorgansvorlage.
Dann arbeitet sie noch die vorgeschriebene Aktion "Abschluss-Versicherung" ab. Darin kann sie über die entsprechenden Schaltflächen die erfassten Daten vervollständigen. Die Firma MWD hat sich auch dafür in OfficeTalk mit der Workbench einen Dialog erstellt, in dem diese Informationen eingegeben werden können.
Frau Kleve hat die Antragsunterlagen für die Lebensversicherung an die Versicherungsgesellschaft gesandt und wartet jetzt auf die Rücksendung des unterzeichneten Antrages. Sie sehen das am Ausführungsdatum des Vorgangs in der Aufgabenliste.
Wenn dieser eingetroffen ist, setzt sie den Vorgang durch Doppelklick darauf fort. Dabei wir der Arbeitsschritt "Abschluss-Policeneingang" gestartet. Darin muss sie mindestens den Vertrag auf Korrektheit prüfen. Optional kann sie die Police an den Kunden senden und eine Bankabtretung einleiten. Deshalb erhält sie den Dialog zum Ausführen des Arbeitsschrittes.
Sie wählt die Aktion "Police-Prüfen" und muss darauf hin die Meldung, dass sie die Police auch wirklich geprüft hat, quittieren, da die Prüfung noch manuell erfolgt.
Wenn Sie den Arbeitsschritt mit der Schaltfläche "Beenden" abschließt, erhält Sie die Meldung, das der Vorgang zur weiteren Bearbeitung an Frau Weis weitergeleitet wurde und die Aufgabe ist damit aus ihrer Aufgabenliste verschwunden.
Nun meldet sich Frau Weis bei OfficeTalk an und finden in ihrer Aufgabenliste eben diesen Vorgang, die Lebensversicherung der Herrn Huber zur weiteren Bearbeitung vor.
Frau Weis klickt die Aufgabe doppelt und erhält die Meldung, dass der Versicherungsabschluss zur Provisionsverbuchung an des externe Buchhaltungssystem übergeben wird. Anschließend erhält sie mit dem nächsten Dialog eine kleinen Glückwunsch und Informationen zur Historie des Ablaufs.
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Damit ist die Bearbeitung des neuen Versicherungsvertrages abgeschlossen und die Aufgabenliste von Frau Weis wartet auf die Bearbeitung der zwei überfälligen Vorgänge..
Resümee
Das war das Beispiel des Vorgangs "Akquisition - Versicherung". Da die Möglichkeiten der Vorgangsbearbeitung in OfficeTalk vielfältig sind, Webseiten aber endlich sind, konnte Ihnen hier nur eine Variante der Vorgangsbearbeitung in begrenztem Umfang gezeigt werden. Die Themen abweichende Weiterleitung, zeitliches Terminieren, abweichend Bearbeitungspfade, Einbeziehung von Personen übers Web, nebenläufige Vorgänge, und viele weitere, können hier aufgrund des Umfangs nicht beschrieben werden.