Ausführung: MSP (Modeling-Simulating-Processing)

Allgemeines, Zielgruppen für OfficeTalk/MSP, Vorteile und Ziele von OfficeTalk/MSP, Unterstützte Plattformen, Unterstützte Datenbanken, Die Leistungsmerkmale

Boosting processes with OfficeTalk

Allgemeines

OfficeTalk/MSP ist eine Business-Process-Management-Suite (BPMS: BPM und Workflow) für die Verwaltung und Steuerung von Geschäftsprozessen jeglicher Art in einem Unternehmen oder unternehmensübergreifend. Das System ist auf verschiedenen Rechnerplattformen einsetzbar. Geschäftsprozessabläufe werden ziel- und ergebnisorientiert verwaltet. OfficeTalk/MSP basiert auf den neuesten Software-/ Entwicklungstechnologien und ist als Komponentensoftware mit VisualWorks ® Smalltalk der Firma CINCOM ® entwickelt. Die Dimensionierung des Systems kann variabel, entsprechend den Anforderungen erfolgen. Die Anzahl der Arbeitsplätze, die von OfficeTalk/MSP unterstützt werden, ist vom verwendeten Datenbanksystem abhängig.

Mit OfficeTalk/MSP.pdf enthalten Sie das Produktblatt mit den Spezifikationen.

Für den Begriff "Geschäftsprozess" wird im OfficeTalk-Umfeld auch der Begriff "Vorgang" verwendet.

Zielgruppen für OfficeTalk/MSP

OfficeTalk/MSP ist branchenunabhängig und Firmengrößen unabhängig ausgelegt. Einige Einsatzbeispiele:

• Steuerung und Strukturierung von administrativen Abläufen im Unternehmen
• Steuerung und Bearbeitung von vertriebsorientierten Vorgängen
• Steuerung und Bearbeitung von produktionsorientierten Vorgängen
• Strukturierung und Steuerung der Bearbeitung terminorientierter Aktivitäten
• Strukturierung und Steuerung branchenspezifischer Abläufe (z.B.: Arztpraxen, Notare und Anwälte, Handelsunternehmen und Vertriebsunternehmen, Unternehmen im Bildungsbereich, Beratungsunternehmen, Dienstleistung, Makler, Anlageberater, u.s.w.)

Vorteile und Ziele von OfficeTalk/MSP

• Belege (Papier) müssen nicht mehr wie bisher mehrfach erstellt bzw. kopiert werden, wenn sie die verschiedenen Bearbeitungsschritte und Bearbeitungsstellen innerhalb eines Unternehmens durchlaufen.
• Abläufe können inhaltsorientiert im Rechner verwaltet werden.
• Das Weiterreichen eines Vorgangs von einem Sachbearbeiter zum nächsten geschieht papierlos und effizient durch rechnergestützte Archivierung, Wiedervorlage, Erinnerung und Rückmeldung.
• Die zeitliche Ablaufsteuerung der Bearbeitung geschieht rechnergesteuert.
• Sachbearbeiter bezogene Verarbeitung wird unterstützt durch vorgegebene Reihenfolgen, Vertretungs-, Urlaubspläne- sowie Krankheitslisten.
• Informationen können somit nicht mehr verloren gehen.
• Zur Ausführung Ihrer Aufgaben können externe Systeme in den Arbeitsablauf integriert werden.

Schnittstellen zu externen Systemen

OfficeTalk/MSP ist als offenes System konzipiert und lässt sich in bestehende Softwarelösungen integrieren. Damit wird die fachliche Bearbeitung von Geschäftsprozessen in bereits bestehenden Systemen (Textverarbeitung, Faktura, Finanzbuchhaltung, Terminverwaltung usw.) durchgeführt. Die Verteilung, Steuerung und Koordination der Geschäftsprozesse wird dabei von OfficeTalk/MSP übernommen.

Unterstützte Plattformen

OfficeTalk/MSP ist betriebssystemneutral entwickelt und unterstützt folgende Systemplattformen:

• Microsoft Windows® 98
• Microsoft Windows® NT
• Microsoft Windows® 2000
• Microsoft Windows® Server 2003
• Microsoft Windows® Server 2008
• Microsoft Windows® XP
• Microsoft Windows® ME
• Microsoft Windows® Vista
• Microsoft Windows® 7
• Linux
• IBM xSeries
• IBM iSeries

Unterstützte Datenbanken

OfficeTalk/MSP unterstützt folgende SQL-Datenbankserver:

Oracle SQL-Server ab Version 7
Microsoft SQL-Server ab Version 7
PostgreSQL-Server ab Version 8
DB2 Universal-Server ab Version 8

Systemvoraussetzungen

eine der unterstützten Plattformen, 50 MB Arbeitsspeicher und ein unterstützter SQL-Datenbankserver

Die Leistungsmerkmale

Vorgangsarten

OfficeTalk/MSP ermöglicht die freie Definition von Abläufen/Prozessen und deren zugehörige Aktionen.
Ein Beispiel: Der Prozess "Bestellung an Lieferanten" legt fest, dass die Bestellung nach spätestens 10 Tagen dem entsprechenden Sachbearbeiter zur Wiedervorlage vorgelegt, und anschließend an den Sachbearbeiter für die Warenannahme weitergeleitet wird.

Vorgang

Unter "Vorgang" werden Abläufe und Prozesse verstanden. Dies sind z.B.: Briefe, Mitteilungen, Anträge, Terminvereinbarungen, Angebote, Lieferscheine, Rechnungen, Bestellungen, Arbeitsanweisungen, Ordner oder Produktionsanweisungen.

Bearbeiter

In OfficeTalk/MSP werden Bearbeiter mit Benutzernamen und Passwort registriert. Dadurch kann der Zugriff des Bearbeiters auf die in OfficeTalk/MSP gespeicherten Artefakte begrenzt werden. Bearbeiter können Bearbeitergruppen zugeordnet werden. Bearbeiter und Bearbeitergruppen können einer Abteilung zugeordnet werden. Der Abteilungsleiter kann sich jederzeit über den Status der Vorgänge seiner zugeordneten Bearbeiter informieren. Für Bearbeiter, Bearbeitergruppen und Abteilungsleiter können Vertreter bestimmt werden. Diese Vertreter übernehmen für bestimmte Zeiträume (Urlaub, Krankheit) die übertragenen Aufgaben. Durch diese Strukturierungsmöglichkeit kann ein Unternehmen hierarchiekongruent nachgebildet werden.

Zuständigkeiten für die Bearbeitung von Vorgängen

In OfficeTalk/MSP wird festgelegt, welche Vorgangsarten von welchen Bearbeitern und Bearbeitergruppen bearbeitet werden. Die Bearbeitung kann auf Vorgangsarten oder einen einzelnen Vorgang bezogen sein.

Bearbeitungsprioritäten von Vorgängen

Vorgänge oder Vorgangsarten können Prioritäten zugeordnet werden. Einem Bearbeiter werden die zu bearbeitenden Vorgänge nach Prioritäten vorgelegt. Die Priorität eines Vorgangs kann während seiner Bearbeitung geändert werden.

Zeit- und Terminsteuerung für Vorgänge

Vorgangsarten kann eine minimale und maximale Bearbeitungszeit innerhalb eines Bearbeitungsschrittes (Bearbeiter) zugewiesen werden. Die Vorlage eines Vorgangs zur weiteren Bearbeitung kann mit einem festen Termin versehen werden. OfficeTalk/MSP steuert die Vorlage dieser terminbehafteten Vorgänge und regelt über Ausnahmenbehandlungen Terminüberschreitungen.

Wegbeschreibung für Vorgänge

In OfficeTalk/MSP wird beschrieben, welchen Weg eine Vorgangsart während seiner Bearbeitung geht. Es wird bestimmt, welchem weiteren Bearbeiter ein Vorgang übergeben wird, nachdem er vom aktuellen Bearbeiter abgeschlossen wurde. Diese Wegbeschreibung berücksichtigt Bearbeitungsprioritäten und alternative Wege im Falle von Vertretungen.

Automatische Erstellung von Laufzetteln

Optional erhält ein Vorgang automatisch bei seiner Anlage von OfficeTalk/MSP einen Laufzettel. Dieser wird von OfficeTalk/MSP während seiner gesamten Laufzeit geführt und enthält seine jeweiligen Bearbeitungsschritte, Bearbeiter, Bearbeitungsdauer und Bearbeitungsergebnisse. Er dient auch zur zeitlichen Steuerung der Bearbeitung. Optional werden Bearbeiter (Vertreter, Abteilungsleiter) von einem Eintrag im Laufzettel (Teilbearbeitung eines Vorgangs) informiert.

Fragen Sie OfficeTalk@joops.com oder +49 89 6006920 nach einer persönlichen Präsentation.