Leistungsbeschreibung

Allgemeines, OfficeTalk/MS und OfficeTalk/MSP, Zielgruppen für OfficeTalk, Die wichtigsten Eigenschaften, Integration externer Anwendungen und Dienste, Vorteile und Ziele von OfficeTalk, Unterstützte Plattformen, Unterstützte Datenbanken, Die Leistungsmerkmale, Beispiel einer Versicherungsagentur

Boosting processes with OfficeTalk

Allgemeines

OfficeTalk ist eine Business-Process-Management-Suite (BPMS: BPM und Workflow) für die Verwaltung und Steuerung von Geschäftsprozessen jeglicher Art in einem Unternehmen oder unternehmensübergreifend. Das System ist auf verschiedenen Rechnerplattformen einsetzbar. Geschäftsprozessabläufe werden ziel- und ergebnisorientiert verwaltet. OfficeTalk basiert auf den neuesten Software-/ Entwicklungstechnologien und ist als Komponentensoftware entwickelt. Die Dimensionierung des Systems kann variabel, entsprechend den Anforderungen erfolgen. Die Anzahl der Arbeitsplätze, die von OfficeTalk unterstützt werden, ist vom verwendeten Datenbanksystem abhängig.

Mit Prospekt.pdf enthalten Sie eine detaillierte Produktbeschreibung.

Für den Begriff "Geschäftsprozess" wird im OfficeTalk-Umfeld auch der Begriff "Vorgang" verwendet.

OfficeTalk/MS und OfficeTalk/MSP

OfficeTalk ist in zwei Ausführungen erhältlich:

• Mit der Ausführung OfficeTalk/MS (Modeling-Simulating) können Sie Vorgänge (Geschäfts- und Fertigungsprozesse) jeglicher Art beschreiben (modellieren) und simulieren. Damit können Sie die Geschäftsaktivitäten ihres Unternehmens dokumentieren und verbessern.
• Mit der Ausführung OfficeTalk/MSP (Modeling-Simulating-Processing) können Sie zusätzlich zum Funktionsumfang von OfficeTalk/MS die modellierten Vorgänge auch ausführen und steuern. Dabei kümmert sich OfficeTalk/MSP bei der Steuerung der Vorgangsausführung/des Workflows um die Fragen Wer muss die Aufgabe erledigen, bis Wann muss die Aufgabe erledigt sein, Welche Aufgabe muss erledigt werden, und Wie muss die Aufgabe erledigt werden.
  (Im nachfolgenden ist, wenn nichts anderes vermerkt, mit "OfficeTalk" die Ausführung OfficeTalk/MSP gemeint)

Zielgruppen für OfficeTalk

OfficeTalk ist branchenunabhängig und Firmengrößen unabhängig ausgelegt. Einige mögliche Einsatzbeispiele:

• Steuerung und Strukturierung von administrativen Abläufen im Unternehmen
• Steuerung und Bearbeitung von vertriebsorientierten Vorgängen
• Steuerung und Bearbeitung von produktionsorientierten Vorgängen
• Strukturierung und Steuerung der Bearbeitung terminorientierter Aktivitäten
• Strukturierung und Steuerung branchenspezifischer Abläufe (z.B.: Arztpraxen, Notare und Anwälte, Handelsunternehmen und Vertriebsunternehmen, Unternehmen im Bildungsbereich, Beratungsunternehmen, Dienstleistung, Makler, Anlageberater, u.s.w.)

Die wichtigsten Eigenschaften

• OfficeTalk ist ein Standardsystem. Das bedeutet, Sie profitieren von jedem Update.
• OfficeTalk ist ein BPM-(Business Process Management) und ein Workflow-System. Damit haben alle das, was Sie zum Analysieren, Optimieren und Steuern von Geschäftsprozessen brauchen.
• OfficeTalk unterstützt einfache und komplexe Geschäftsprozesse. Das bedeutet, dass OfficeTalk auch für Unternehmen mit umfangreichen Geschäftsprozessen geeignet ist.
• OfficeTalk ist für unternehmensweite Geschäftsprozesse konzipiert. Mit OfficeTalk sind Sie nicht auf eine einzelne Abteilung beschränkt.
• OfficeTalk kann im Standard externe Applikationen und Dienste in Geschäftsprozessabläufe integrieren und darin aktiv steuern. Das bedeutet, dass OfficeTalk mit anderen Applikationen zur Durchführung von Geschäftsprozessen sprechen kann.
• OfficeTalk kann in der Standardausführung bei Geschäftsprozessabläufen Datenbankinhalte fremder Applikationen bearbeiten
• OfficeTalk kann in Geschäftsprozessabläufen Webservices integrieren. Damit steht Ihnen in der Bearbeitung von Geschäftsvorfällen auch die weite Welt des Webs zur Verfügung und Sie sind so für die Zukunft gerüstet.
• OfficeTalk enthält in der Standardausführung bereits den Designer (Geschäftsprozesszeichner) und den Scheduler (Workflowengine). Sie erwerben als ein Komplettpaket für BPM- und Workflowaufgaben. Das wird auch Business-Process-Management-Suite (BPMS) genannt.
• OfficeTalk unterstützt beliebige Unternehmensstrukturen. Damit ist es unerheblich, ob Ihr Unternehmen einfach oder komplex aufgebaut ist.
• OfficeTalk kann externe Personen via Internet in Geschäftsprozessabläufe integrieren. Damit steht Ihnen ein mächtiger Werkzeug zur Verfügung, um verteilte Unternehmensorganisationen einfach zu verbinden.
• OfficeTalk kann vor Ort beim Kunden oder offline konfiguriert werden. Update und Support werden so für Sie eine einfache Angelegenheit.
• OfficeTalk unterstützt Stellvertreter- und Berechtigungsregeln, Abwesenheitsverwaltung, uvm. Damit stehen Ihnen viele Möglichkeiten der Geschäftsprozessplanung zur Verfügung.
• OfficeTalk ist vom Design bis zur Ausführung für den Endkunden konzipiert. Damit kann von der Verwaltung bis zum Betrieb des Systems alles im Unternehmen stattfinden.

Integration externer Anwendungen und Dienste

Die fachliche Ausführung der Teilaufgabe eines Geschäftsprozesses kann OfficeTalk im Sinne von Software as a Service (SaaS) an externe Anwendungen und Dienste, die für die Ausführung besser geeignet sind, delegieren. Für die Delegation einer Aufgabe kann OfficeTalk externe Anwendungen und Dienste neben dem Starten und Beenden steuern durch:

• konventionelle Bereitstellung von Parameterdateien
• COM-Anbindung
• .NET-Anbindung
• HTTP-Request-Anbindung
• Webservice(SOAP)-Anbindung

COM- und .NET-Anbindungen verwenden die Microsoft Komponentenmodelle und Kommunikationsprotokolle auf Windows-Plattformen. Damit können alle OLE-, OCX-, ActiveX- und .NET-Anwendungen in Geschäftsprozessabläufe integriert werden. Von der Textverarbeitung Microsoft-WinWord bis zur komplexen Maschinensteuerung. Für Microsoft-WinWord, Microsoft-Access, Microsoft-Internet Explorer, Microsoft-Outlook, Microsoft-ADO, SMC´´´-CoP, DocuWare-DMS und Oracle gibt es vorgefertigte OLE-, OCX- oder ActiveX-Anbindungen.

Mit der HTTP-Request- und der Webservice-Anbindung können Webanwendungen in Geschäftsprozessabläufe integriert werden. HTTP-Request- und Webservice-Anbindungen werden auf allen Plattformen unterstützt.

Die Integration externer Anwendungen mit diesen Technologien geht dabei weit über das Starten und Beenden eines System hinaus. COM-, .NET-, HTTP-Request- und Webservice-Anbindungen in Verbindung mit OfficeTalk Skript gibt Ihnen die Möglichkeit, externe Anwendungen in den Geschäftsprozessabläufen nicht nur zu steuern, sondern auch zu automatisieren. Das Bild zeigt einige Beispiele der Integration fachlicher Systeme. Sie können dieses Bild beliebig erweitern !

Vorteile und Ziele von OfficeTalk

• Belege (Papier) müssen nicht mehr wie bisher mehrfach erstellt bzw. kopiert werden, wenn sie die verschiedenen Bearbeitungsschritte und Bearbeitungsstellen innerhalb eines Unternehmens durchlaufen.
• Abläufe können inhaltsorientiert im Rechner verwaltet werden.
• Das Weiterreichen eines Vorgangs von einem Bearbeiter zum nächsten geschieht papierlos und effizient durch rechnergestützte Archivierung, Wiedervorlage, Erinnerung und Rückmeldung.
• Die zeitliche Ablaufsteuerung der Bearbeitung geschieht rechnergesteuert.
• Bearbeiter bezogene Verarbeitung wird unterstützt durch vorgegebene Reihenfolgen, Vertretungs-, Urlaubspläne- sowie Krankheitslisten.
• Informationen können somit nicht mehr verloren gehen.
• Zur fachlichen Ausführung Ihrer Aufgaben können externe Systeme in den Arbeitsablauf integriert werden.

Unterstützte Plattformen

OfficeTalk ist betriebssystemneutral entwickelt und unterstützt folgende Systemplattformen:

• Microsoft Windows® 98
• Microsoft Windows® NT
• Microsoft Windows® 2000
• Microsoft Windows® Server 2003
• Microsoft Windows® Server 2008
• Microsoft Windows® XP
• Microsoft Windows® ME
• Microsoft Windows® Vista
• Microsoft Windows® 7
• Linux
• IBM xSeries
• IBM iSeries

Unterstützte Datenbanken

OfficeTalk unterstützt folgende SQL-Datenbankserver:

Oracle SQL-Server ab Version 7
Microsoft SQL-Server ab Version 7
PostgreSQL-Server ab Version 8
DB2 Universal-Server ab Version 8

Die Leistungsmerkmale

Vorgangsarten

OfficeTalk ermöglicht die freie Definition von Abläufen/Prozessen und deren zugehörige Aktionen.
Ein Beispiel: Der Prozess „Bestellung an Lieferanten" legt fest, dass die Bestellung nach spätestens 10 Tagen dem entsprechenden Sachbearbeiter zur Wiedervorlage vorgelegt, und anschließend an den Sachbearbeiter für die Warenannahme weitergeleitet wird.

Vorgang

Unter Vorgang werden Abläufe und Prozesse verstanden. Dies sind z.B.: Briefe, Mitteilungen, Anträge, Terminvereinbarungen, Angebote, Lieferscheine, Rechnungen, Bestellungen, Arbeitsanweisungen, Ordner oder Produktionsanweisungen.

Bearbeiter

In OfficeTalk werden Bearbeiter mit Benutzernamen und Passwort registriert. Dadurch kann der Zugriff des Bearbeiters auf die in OfficeTalk gespeicherten Artefakte begrenzt werden. Bearbeiter können Bearbeitergruppen zugeordnet werden. Bearbeiter und Bearbeitergruppen können einer Abteilung zugeordnet werden. Der Abteilungsleiter kann sich jederzeit über den Status der Vorgänge seiner zugeordneten Bearbeiter informieren. Für Bearbeiter, Bearbeitergruppen und Abteilungsleiter können Vertreter bestimmt werden. Diese Vertreter übernehmen für bestimmte Zeiträume (Urlaub, Krankheit) die übertragenen Aufgaben. Durch diese Strukturierungsmöglichkeit kann ein Unternehmen hierarchiekongruent nachgebildet werden.

Zuständigkeiten für die Bearbeitung von Vorgängen

In OfficeTalk wird festgelegt, welche Vorgangsarten von welchen Bearbeitern und Bearbeitergruppen bearbeitet werden. Die Bearbeitung kann auf Vorgangsarten oder einen einzelnen Vorgang bezogen sein.

Bearbeitungsprioritäten von Vorgängen

Vorgänge oder Vorgangsarten können Prioritäten zugeordnet werden. Einem Bearbeiter werden die zu bearbeitenden Vorgänge nach Prioritäten vorgelegt. Die Priorität eines Vorgangs kann während seiner Bearbeitung geändert werden.

Zeit- und Terminsteuerung für Vorgänge

Vorgangsarten kann eine minimale und maximale Bearbeitungszeit innerhalb eines Bearbeitungsschrittes (Bearbeiter) zugewiesen werden. Die Vorlage eines Vorgangs zur weiteren Bearbeitung kann mit einem festen Termin versehen werden. OfficeTalk steuert die Vorlage dieser terminbehafteten Vorgänge und regelt über Ausnahmenbehandlungen Terminüberschreitungen.

Wegbeschreibung für Vorgänge

In OfficeTalk wird beschrieben, welchen Weg eine Vorgangsart während seiner Bearbeitung geht. Es wird bestimmt, welchem weiteren Bearbeiter ein Vorgang übergeben wird, nachdem er vom aktuellen Bearbeiter abgeschlossen wurde. Diese Wegbeschreibung berücksichtigt Bearbeitungsprioritäten und alternative Wege im Falle von Vertretungen.

Automatische Erstellung von Laufzetteln

Optional erhält ein Vorgang automatisch bei seiner Anlage von OfficeTalk einen Laufzettel. Dieser wird von OfficeTalk während seiner gesamten Laufzeit geführt und enthält seine jeweiligen Bearbeitungsschritte, Bearbeiter, Bearbeitungsdauer und Bearbeitungsergebnisse. Er dient auch zur zeitlichen Steuerung der Bearbeitung. Optional werden Bearbeiter (Vertreter, Abteilungsleiter) von einem Eintrag im Laufzettel (Teilbearbeitung eines Vorgangs) informiert.

Beispiel einer Versicherungsagentur

Beschreibung der Firmenstruktur

Für das Beispiel zeigen wir die Versicherungsfirma "Master Consult". In diesem Beispiel interessiert nur ein kleiner Ausschnitt dieser erfundenen Firma. In der Praxis kann eine Firma natürlich wesentlich größer sein. Master Consult hat 3 Abteilungen:

Vertrieb

Die Abteilung "Vertrieb" beherbergt den Mitarbeiter Hr. Schmack. Herr Schmack ist für die Kundenakquisition und den Erstkontakt zuständig.

Verkauf

Die Abteilung "Verkauf" besteht aus zwei Büros

Versicherung

Immobilien (die Aufgaben des Büros werden für das Beispiel nicht betrachtet)

Das Büro "Versicherung" enthält zwei Mitarbeiter Fr. Kleve und Fr. Hermeis. Fr. Kleve und Fr. Hermeis sind für die Abwicklung eines Versicherungsgeschäftes zuständig. Sie erledigen alle Arbeiten die im Bezug auf die Versicherungsfirma, den Kunden und eventuell im Bezug auf die Bank anfallen.

Buchhaltung

Die Abteilung "Buchhaltung" hat eine Mitarbeiterin Fr. Weiß. Fr. Weiß bucht verkaufte Versicherungen in das laufende Buchungssystem, überwacht und veranlasst die Auszahlung von Provisionen.

In OfficeTalk legen Sie die Firmenstruktur sowie weitere Eigenschaften mit den Menübefehl "Organigramm" an.

Die Firmenstruktur im Bild

Der Vorgang Akquisition einer Versicherung

Die Bilder der einzelnen Vorgangsteile sind mit den Symbolen der korrespondierenden Artefakte aus OfficeTalk versehen. (Wegen der Bildgröße ist der Vorgang nicht komplett abgebildet.)

Der Vorgang in OfficeTalk

Der Beispielsvorgang, weiter oben beschrieben, sieht in OfficeTalk wie folgt aus.

Vorgänge können in OfficeTalk sehr frei beschrieben werden. Dadurch ergibt sich eine unzählige Anzahl von möglichen Variationen. Um das Beispiel überschaubar zu halten, wurde der Ablauf des Vorgangs also vereinfacht.

Die Beschreibung der Arbeitsschritte

Nachfolgend sind die einzelnen Arbeitsschritte, aus denen der Vorgang Akquisition – Versicherung besteht, beschrieben. Die Aktionen der einzelnen Arbeitsschritte sind aufgrund ihrer Vielfältigkeit nur kurz erwähnt.

Erfassen – Kunde

In diesem Arbeitsschritt wird mit einen Skriptdialog der Kunde mit seinen Daten erfasst und im Vorgang hinterlegt. Bei Bedarf kann diese Erfassung auch über ein hier gestartetes Programm erfolgen.

Termin – Vereinbarung

In diesem Arbeitsschritt wird Datum und Uhrzeit des Beratungstermins eingestellt. Damit kann
OfficeTalk die rechtzeitige Ausführung überwachen. Bei Bedarf könnte in diesem hier verwendeten Skript auch ein externes Terminverwaltungssystem gefüttert werden.

Beratung – Gespräch

Wenn das Kundenberatungsgespräch stattgefunden hat, wird durch die erste Aktion der Gesprächstermin quittiert und durch die zweite Aktion der ermittelte Bedarf des Kunden über einen frei erstellten Dialog im Skript erfasst. Über das Ergebnis "neuer Termin" kann alternativ dazu auch der Weg zu einem neuen Beratungstermin beschritten werden.

Abschluss – Versicherung

Mit mehreren Aktionen kann hier über getrennte Skripts die Gesellschaft informiert werden, ein anderer Vertrag gekündigt werden und es können die Vertragsdaten erfasst werden. Ebenso können die Kundendaten innerhalb einer Aktion ergänzt werden. Alle Brief ähnlichen Aktionen erfolgen im Skript über die Benutzung von frei konfigurierten Formularen und MS-Word. Das Aussehen und der Inhalt der Formulare, sowie die Benutzung von MS-Word ist dabei völlig frei konfigurierbar. Bei der Beendigung des Arbeitsschrittes kann angegeben werden, wann der Policeneingang erwartet wird. Bei Beendigung des Arbeitsschrittes wird der Vorgang an Fr. Kleve aus der Abteilung Verkauf delegiert.

Abschluss – Policeneingang

Der Arbeitsschritt mit seinen einzelnen Aktionen

Fr. Kleve aus der Abteilung Verkauf findet diesen Arbeitsschritt in ihrer Aufgabenliste vor, sobald er delegiert worden ist. Der Arbeitsschritt wird gestartet, wenn die Police von der Gesellschaft eingegangen ist. Hier wird über ein Skript die Ausstellung der Police geprüft. Durch weitere wahlfreie Aktionen können in Skripts Schreiben an den Kunden und eine Abtretungen an die Bank erstellt werden. Falls es Rückfragen an die ausstellende Gesellschaft gibt, kann zu einem frei gewählten Zeitpunkt der Arbeitsschritt wiederholt werden. Ansonsten geht es weiter mit dem nächsten Arbeitsschritt. Bei Beendigung des Arbeitsschrittes wird der Vorgang an Hr. Hermeis aus der Abteilung Buchhaltung delegiert.

Buchen – Versicherung

Hr. Hermeis aus der Abteilung Buchhaltung findet diesen Arbeitsschritt in seiner Aufgabenliste vor, sobald er delegiert worden ist. Der letzte Arbeitsschritt des Vorgangs enthält die Aktion, die Policendaten an ein externes Buchungssystem weiterzugeben. Die Ansteuerung dieses Systems wird in einem Skript konfiguriert.

Systemvoraussetzungen

eine der unterstützten Plattformen, 50 MB Arbeitsspeicher und ein unterstützter SQL-Datenbankserver

Fragen Sie OfficeTalk@joops.com oder +49 89 6006920 nach einer persönlichen Präsentation.